Hãy thử hỏi Giám đốc Tài chính (CFO) của bạn một câu hỏi đơn giản: “Hiện tại doanh nghiệp đang nợ nhà cung cấp bao nhiêu?” Đa số bộ phận tài chính sẽ thường mất khá nhiều thời gian mới có thể trả lời được, không phải vì con số đó khó tính toán mà vì dữ liệu bị phân tán khắp nơi như trong email, trong các file Excel và trong những tập hồ sơ giấy.
Nếu đội ngũ của bạn vẫn đang nhập tay dữ liệu hóa đơn từ email vào Excel, rồi sau đó lại nhập một lần nữa vào hệ thống kế toán, hẳn bạn đã hiểu rõ một câu hỏi đơn giản cũng có thể trở nên phức tạp.
Đáng nói rằng vấn đề ở đây không nằm ở con người. Đội ngũ kế toán của bạn chắc chắn rất giỏi nhưng chính bởi vì một giao dịch tài chính phải đi qua quá nhiều bước thủ công rời rạc đã khiến cho chính những người trong cuộc khó có thể tin tưởng vào những con số đang hiện trước mắt họ.
Đọc thêm: Quản lý chi phí và hóa đơn: Doanh nghiệp của bạn đã làm đúng chưa?
Gánh nặng ngày càng lớn đối với các đội ngũ quản lý công nợ
Áp lực lên bộ phận quản lý công nợ phải trả (Accounts Payable, AP) có lẽ không còn xa lạ:
Nhập liệu thủ công vẫn phổ biến
Các nghiên cứu ngành cho biết 66% đội ngũ AP vẫn đang nhập liệu hóa đơn thủ công vào hệ thống kế toán, tăng 6% so với năm trước đó [1].
“Đại dịch” chậm thanh toán lan rộng khắp khu vực
Một khảo sát về thị trường Việt Nam cho biết có đến 39% hóa đơn giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B) hiện đang quá hạn thanh toán, chủ yếu do vấn đề thanh khoản của khách hàng [2].
Thực trạng tương tự cũng đang xảy ra ở những quốc gia khác như Trung Quốc, Hồng Kông, Ấn Độ, Indonesia, Nhật Bản, Singapore, Đài Loan; trung bình 44% các giao dịch bán hàng B2B theo hình thức tín dụng tại châu Á có hóa đơn bị quá hạn [3].
Đọc thêm: Sự thật bất ngờ về tự động hóa khoản phải trả mà bạn chưa biết
Tình trạng gian lận và thanh toán trùng lặp cực kỳ phổ biến và gây thiệt hại lớn hơn dự kiến
Nghiên cứu về gian lận tại khu vực Châu Á – Thái Bình Dương cho biết trong 12 tháng qua, có đến 52% doanh nghiệp đã ghi nhận mức độ gia tăng về gian lận. Mỗi đồng bị thất thoát do gian lận, doanh nghiệp phải tốn chi phí gấp 3,07 đến 4,59 lần số tiền đó để khắc phục hậu quả, bao gồm cả chi phí nhân sự, pháp lý và thu hồi tài sản [4].
Ngoài ra, dữ liệu về quy trình xử lý hóa đơn cũng cho biết 1,29% số hóa đơn được xử lý bởi các doanh nghiệp vừa và nhỏ là hóa đơn trùng lặp, với giá trị trung bình mỗi hóa đơn là 2.034 USD [8]. Điều này chứng tỏ việc hai người cùng phê duyệt một hóa đơn trong hai chuỗi email khác nhau không phải là trường hợp cá biệt hiếm gặp nhưng đây chắc chắn là một khoản phí tổn mà doanh nghiệp có thể tránh được.
Khối lượng giao dịch và áp lực tuân thủ đều đang gia tăng
Ngành thương mại điện tử Việt Nam đang tăng trưởng với tốc độ vượt trội khoảng 25% mỗi năm [5]. Khối lượng giao dịch càng lớn, bộ phận tài chính phải xử lý càng nhiều hóa đơn.
Thị trường thương mại điện tử khu vực châu Á – Thái Bình Dương nhìn chung được dự báo sẽ tiếp tục phát triển với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) đạt mức từ 9% đến 11% [6], vì vậy đây không phải là một đợt tăng đột biến nhất thời mà các đội ngũ tài chính có thể chờ cho qua.
Quy định pháp lý ngày càng được siết chặt
Theo Nghị định số 310/2025/NĐ-CP (dựa trên Nghị định số 125/2020/NĐ-CP) của Việt Nam, có hiệu lực từ ngày 16/01/2026, mức phạt hành chính đối với các vi phạm về thuế và hóa đơn tại Việt Nam hiện dao động từ 500.000 đến 80.000.000 đồng (tương đương khoảng 19 đến 3.042 USD), tùy theo mức độ vi phạm [7]. Cơ quan thuế Việt Nam cũng đang tăng cường đối chiếu tự động dữ liệu hóa đơn điện tử, tạo thêm áp lực buộc các đội ngũ tài chính phải đảm bảo thông tin kế toán luôn chính xác.
Việc bổ sung thêm nhân sự cho một quy trình thủ công không có thể giải quyết triệt để những vấn đề nêu trên. Một hóa đơn được gửi đến dưới dạng file PDF đính kèm trong email vẫn cần có người kiểm tra và nhập thông tin vào hệ thống kế toán và chính bước duy nhất này lại tốn nhiều thời gian nhất cũng như phát sinh nhiều sai sót nhất.
Tại sao đây là thời điểm để bộ phận quản lý công nợ tự động hóa?
Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu tự động hóa AP toàn diện (end-to-end AP automation) là gì.
Tự động hóa AP toàn diện nghĩa là một quy trình diễn ra liên tục, kết nối xuyên suốt ngay từ thời điểm một yêu cầu mua hàng được đề xuất cho đến khi giao dịch đó được ghi nhận trong sổ cái mà không qua bất kỳ khâu bàn giao thủ công nào. Nói cách khác, team không cần phải in ấn, nhập liệu lại và không cần gửi email kèm file Excel để thông báo cho đồng nghiệp.
Một quy trình AP tự động toàn diện thường tự động hai chu trình nhỏ bên dưới:
- Từ yêu cầu mua hàng đến sổ cái, bao gồm yêu cầu mua hàng, lệnh phê duyệt, đơn đặt hàng, biên nhận hàng hóa, đối chiếu hóa đơn và hạch toán.
- Từ sổ cái đến ngân hàng và ngược lại, bao gồm file thanh toán gửi đi, giao dịch chuyển khoản ngân hàng và sao kê ngân hàng gửi về để đối soát.
Xem ngay: Hiện đại hóa quy trình công nợ phải trả với tự động hóa toàn diện
1. Loại bỏ các “nút thắt” từ khâu mua hàng đến sổ cái
Khi quy trình được tự động hóa, bất kỳ nhân sự thuộc bất kỳ phòng ban nào cũng có thể trực tiếp lập yêu cầu mua hàng trên hệ thống, đính kèm tài liệu hỗ trợ (như văn bản giải trình hoặc thông tin tham chiếu), đồng thời chọn đúng tài khoản và mã chi phí ngay tại thời điểm gửi yêu cầu.
Từ đó:
- Trưởng bộ phận liên quan kiểm tra xem doanh nghiệp có thực sự cần mua mặt hàng này hay không
- Bộ phận tài chính kiểm tra ngân sách và mã tài khoản
- Sau khi được phê duyệt, hệ thống sẽ tự động tạo đơn đặt hàng
- Không ai phải soạn thông báo phê duyệt hay đơn đặt hàng bằng tay, từ đó giảm nguy cơ phải nhập lại cùng một thông tin nhiều lần
Khi hàng hóa được giao đến, người yêu cầu chỉ cần xác nhận đã nhận hàng bằng một cú nhấp chuột. Thao tác này cũng đóng vai trò như một bước xác nhận rằng giao dịch đã diễn ra trước khi thanh toán.
Các giải pháp tự động hóa AP hiện đại thường tích hợp sẵn công cụ trí tuệ nhân tạo (AI) có khả năng đọc hóa đơn, trích xuất tổng số tiền, số hóa đơn, ngày tháng và mã số thuế, sau đó đối chiếu với đơn đặt hàng theo phương thức so sánh 2 hoặc 3 chiều.
Nếu mọi thông tin trùng khớp nhau, giao dịch sẽ tự động được xử lý tiếp. Nếu có sai lệch, chẳng hạn như thiếu số tiền, hệ thống sẽ đánh dấu để nhân sự kiểm tra thủ công thay vì tự động hạch toán. Những hóa đơn không khớp với bất kỳ đơn đặt hàng hay yêu cầu nào sẽ được chuyển sang luồng xử lý ngoại lệ riêng để xem xét.
Sau khi được phê duyệt, thông tin mua hàng sẽ được tự động cập nhật trực tiếp vào trong hệ thống quản lý tài chính của doanh nghiệp, chẳng hạn như Infor SunSystems Cloud mà không cần bất kỳ ai phải can thiệp. Bộ phận tài chính khi đó có thể kiểm tra sổ cái bất cứ lúc nào, thậm chí trả lời ngay trong vòng 5 giây nếu được hỏi: “Hiện công ty đang nợ nhà cung cấp bao nhiêu?”.
Tự động hóa không đồng nghĩa với việc cắt giảm nhân sự mà ngược lại, giải pháp giúp doanh nghiệp kiểm soát quy trình chặt chẽ hơn. Mọi yêu cầu đều được đối chiếu với ngân sách ngay tại thời điểm phát sinh, mọi bước phê duyệt đều lưu lại đầy đủ dấu vết kiểm toán và không có giao dịch nào được hạch toán cho đến khi vượt qua bước đối chiếu.
Đọc thêm: Tự động hóa khoản phải trả (AP): Giải pháp nào phù hợp cho ngành sản xuất?
2. Quy trình thanh toán khép kín và bảo mật với ngân hàng
Thường thì vẫn cần một nhân sự đứng ra để thực hiện thao tác chuyển tiền khi một hóa đơn đã được phê duyệt và sẵn sàng để thanh toán.
Nếu không có quy trình tự động hóa, công việc này thường bao gồm các bước: xuất tệp thanh toán từ hệ thống kế toán, đăng nhập vào cổng ngân hàng trực tuyến, tải file lên theo cách thủ công và chờ đợi. Vài ngày sau, một người khác sẽ tải sao kê ngân hàng về và đối chiếu từng dòng dữ liệu với các khoản đã thanh toán thực tế.
Quy trình thanh toán tự động sẽ giúp thu hẹp khoảng cách này thông qua hai cơ chế kỹ thuật:
- Tính năng kết nối trực tiếp giữa các hệ thống (host-to-host) cho phép hệ thống kế toán và ngân hàng “trao đổi” trực tiếp và tự động mà không cần thông qua bất kỳ trung gian nào.
- Giao thức truyền tải tệp tin an toàn (SFTP) là một kênh riêng tư và được mã hóa để truyền tải dữ liệu, đảm bảo thông tin luôn được bảo vệ suốt quá trình truyền tải.
Một yếu tố quan trọng khác cần lưu ý là mỗi ngân hàng đều có yêu cầu riêng về định dạng tệp tin, bất kể đó là ngân hàng trong nước hay quốc tế. Một file thanh toán được ngân hàng Việt Nam này chấp nhận có thể sẽ không được ngân hàng khác chấp nhận và cũng không phải là định dạng mà ngân hàng quốc tế yêu cầu.
Theo cách làm truyền thống, các giao dịch thanh toán đa quốc gia hoặc tài khoản thường phải tốn rất nhiều thời gian để chuyển đổi định dạng file cho phù hợp với từng ngân hàng.
Trong một quy trình tự động với công cụ xử lý thanh toán, việc ánh xạ định dạng này diễn ra hoàn toàn tự động như sau:
- Chiều đi (khoản thanh toán rời khỏi doanh nghiệp): Dữ liệu thanh toán thô được trích xuất từ hệ thống kế toán của doanh nghiệp, chuyển đổi sang định dạng cụ thể mà ngân hàng yêu cầu và được mã hóa trước khi gửi đi. File sẽ tự động được chuyển đến ngân hàng qua giao thức SFTP. Sau khi xử lý, ngân hàng sẽ gửi lại tệp xác nhận để công cụ thanh toán có thể cập nhật trạng thái thanh toán.
- Chiều về (thông tin xác nhận gửi lại cho doanh nghiệp): Ngân hàng gửi lại bản sao kê theo định dạng SWIFT MT940, đồng thời cũng gửi thông báo chuyển tiền điện tử (e-remittance advice) đến từng nhà cung cấp theo lịch trình định sẵn. Dữ liệu sao kê được giải mã, đọc và cập nhật trực tiếp vào sổ cái để đối chiếu.
Công đoạn đối soát thường “không được lòng” của bộ phận tài chính và đây cũng là quy trình dễ phát sinh sai sót. Khi sao kê MT940 được xử lý tự động theo lịch trình đã được định sẵn, bộ phận tài chính sẽ có được con số chính xác, được cập nhật ngay trong hệ thống bất cứ khi nào cần.
TRG nghĩ gì về tự động hóa quy trình quản lý công nợ?
Việc tự động hóa quy trình quản lý công nợ không phải để theo trend hoặc cho vui. Mục tiêu thực sự là giúp doanh nghiệp xác định chính xác ngay tại thời điểm hiện tại một con số xác thực khi được hỏi cầp kỳ, đồng thời bảo vệ dòng tiền và giải phóng thời gian mà các bộ phận tài chính và thu mua hiện đang phải tiêu tốn cho các thao tác thủ công.
Xét trên tổng thể, quy trình tự động hóa toàn diện cho bộ phận AP mang lại hai lợi ích cụ thể:
Hiệu quả vận hành: Bạn không cần phải tạo thủ công từng đơn đặt hàng; việc đối chiếu hóa đơn diễn ra tự động, dữ liệu được ghi nhận trực tiếp vào sổ cái. Đồng thời, đội ngũ tài chính và thu mua tiết kiệm được thời gian để tập trung hơn vào việc phân tích và ra quyết định.
Khả năng kiểm soát và tuân thủ: Mọi giao dịch thu mua đều được đối chiếu với ngân sách trước khi cam kết chi trả. Các file thanh toán đều được mã hóa. Quá trình đối chiếu diễn ra tự động thay vì kiểm tra thủ công từng dòng, giúp giảm thiểu sự can thiệp của con người và chỉ tập trung vào những khâu thực sự cần sự đánh giá, phán đoán.
Các chuyên gia tại TRG International đã thảo luận chi tiết về chủ đề tự động hóa quy trình AP và các giải pháp khả thi trong webinar gần đây: “Hiện đại hóa quy trình AP bằng tự động hóa toàn diện”. Bạn có thể xem lại webinar vào bất kỳ lúc nào để hiểu rõ hơn cách các chuyên gia của TRG giải quyết các vấn đề như hệ thống rời rạc, khối lượng dữ liệu khổng lồ và quy trình quản lý AP thủ công!
Nguồn:
- https://www.concur.com/blog/article/2025-accounts-payable-automation-trends-report-key-takeaways
- https://atradiuscollections.com/us/knowledge-and-research/reports/b2b-payment-practices-trends-vietnam-2025
- https://atradiuscollections.com/us/knowledge-and-research/reports/b2b-payment-practices-trends-asia-2025 (also summarised at https://www.malaymail.com/news/money/mediaoutreach/2025/08/11/asian-firms-divided-on-insolvency-outlook-amid-ongoing-trade-challenges/400990)
- https://risk.lexisnexis.com/global/en/insights-resources/research/apac-true-cost-of-fraud-study
- https://www.vietnam-briefing.com/news/vietnam-e-commerce-sector-2026.html/
- https://www.mordorintelligence.com/industry-reports/asia-pacific-ecommerce-market; https://www.researchandmarkets.com/report/asia-pacific-e-commerce-market
- https://www.vietnam-briefing.com/news/administrative-penalties-for-tax-and-invoice-violations-key-amendments-and-business-implications.html/
- https://www.avidxchange.com/blog/duplicate-payments-ap-processing-guide/
